Demande de documents¶
La demande de documents est une fonctionnalité exclusive Diag Pilote
qui vous permet de collecter des pièces ou des informations auprès de vos contacts directement depuis la plateforme — sans email manuel, sans relance fastidieuse, sans aller-retour.
Deux types de demandes¶
Documents à uploader¶
Demandez au contact de vous transmettre un fichier : titre de propriété, dernier rapport de diagnostic, plans du bien, attestation d'assurance…
Le contact reçoit un lien sécurisé lui permettant de déposer le fichier en quelques clics, depuis son ordinateur ou son smartphone, sans créer de compte.
Informations à saisir¶
Demandez au contact de renseigner des données textuelles : numéro de lot, date d'acquisition du bien, identité du syndic, coordonnées d'un co-propriétaire…
Le contact remplit un formulaire simple et soumet ses réponses. Les informations sont automatiquement enregistrées dans le dossier.
Fonctionnement¶
1. Créer la demande¶
Depuis la fiche dossier, section Demandes, cliquez sur "Nouvelle demande" :
- Sélectionnez le contact destinataire (propriétaire, apporteur…)
- Ajoutez les éléments demandés (documents + informations, combinables dans une même demande)
- Ajoutez un message d'accompagnement personnalisé si besoin
2. Envoi au contact¶
Le contact reçoit un email avec un lien magique — un lien sécurisé et personnel, valable sans création de compte. Il accède directement à une page dédiée où il dépose ses fichiers ou saisit les informations demandées.
3. Notification de réception¶
Dès que le contact a complété sa demande, vous recevez une notification par email. Les documents et informations reçus apparaissent dans le dossier pour validation.
4. Acceptation ou refus¶
Examinez les documents reçus et choisissez :
- Accepter — le document est validé et archivé dans les fichiers du dossier
- Refuser — vous pouvez indiquer le motif de refus et relancer le contact automatiquement pour qu'il soumette à nouveau un fichier corrigé
Modèles de demandes récurrentes¶
Pour les demandes que vous effectuez régulièrement (ex : liste standard de documents pour une vente), enregistrez un modèle réutilisable.
Lors de la prochaine demande, sélectionnez le modèle — tous les éléments sont pré-remplis. Plus besoin de ressaisir la liste à chaque nouveau client.
Gain de temps
Créez un modèle par type de mission (vente, location, avant travaux) avec la liste des documents habituellement requis. En une sélection, votre demande est prête à envoyer.
Suivi des demandes¶
Depuis la page Demandes, consultez le statut de chaque demande en cours :
| Statut | Signification |
|---|---|
| Envoyée | La demande a été transmise au contact |
| En attente | Le contact n'a pas encore répondu |
| Reçue | Le contact a déposé ses éléments — en attente de validation |
| Validée | Les documents ont été acceptés |
| Relancée | Une nouvelle demande a été envoyée après refus |